À la première rencontre avec la correspondance d'affaires peut avoir l'impression que c'est un système trop compliqué. En effet, différents types de lettres d'affaires correspondent organiquement aux besoins d'un individu en interaction.
Lettre d'affaires sur la coopération
Le premier pont entre d'éventuels futurs partenaires est, en règle générale, une lettre commerciale sur la coopération. Les représentants des deux entreprises peuvent déjà se familiariser et mener des négociations préliminaires, mais le contact officiel sera la lettre sur la coopération.
Points importants pour ce document:
- faire appel à une personne en particulier;
- une référence à la réunion ou à la source d'information sur cette entreprise;
- un résumé du fond de l'affaire;
- tableaux, prix et autres informations supplémentaires est préférable d'envoyer l'application.
Lettre d'affaires de la réunion
En cas de succès, la prochaine étape sera une lettre d'affaires de la réunion. Ce type de lettres d'affaires peut réduire le nombre d'étapes intermédiaires des négociations et affecter le succès de la prochaine réunion. L'intéressé devrait réfléchir aux détails dans les moindres détails:
- règlements;
- agenda
- articuler les questions à discuter;
- décrire l'éventail des problèmes secondaires pouvant survenir dans le processus;
- préparer des demandes d'information, qu'il est conseillé à l'autre partie de lire avant la réunion.
Une telle lettre d'affaires prudente aidera à éviter les malentendus, les divergences, les autres moments désagréables qui peuvent affecter l'issue des négociations. Basé sur les résultats des négociations, une autre lettre d'affaires est écrite au sujet de la réunion - mais déjà sous la forme d'un rapport sur les résultats obtenus. Il sert le même objectif: s'assurer que les partenaires interprètent correctement les accords conclus. La deuxième partie est invitée à confirmer le procès-verbal de la réunion ou à apporter des amendements, en règle générale, pour une journée.
Autres types de correspondance commerciale
Avec des relations déjà établies, le plus souvent, ces types de lettres d'affaires, comme une lettre d'affaires-demande et, en conséquence, une lettre-réponse. En cas de changements dans les arrangements ou lorsque des informations supplémentaires sont nécessaires, une entreprise envoie une autre lettre de demande.
Afin de maintenir des relations d'affaires existantes ou d'en établir de nouvelles, des lettres commerciales telles que des lettres commerciales et des lettres publicitaires sont fournies. Le cabinet peut organiser une conférence, une exposition, un séminaire, etc. - et inviter des partenaires réels et potentiels, en la personne de la direction ou de toute l'équipe. Il sera moins cher d'envoyer une lettre de vente, mais le rendement est beaucoup moins élevé.
L'étiquette commerciale implique une lettre de gratitude en réponse à l'accomplissement de la demande par la contrepartie ou pour d'autres formes de coopération.
Certains types de correspondance commerciale peuvent être plus difficiles à écrire. Ce sont:
- lettre commerciale de refus;
- lettre d'affaires avec excuses;
- lettre d'affaires-réclamation;
- lettre d'affaires-demande.
Dans ces documents, il est particulièrement important de garder un ton bienveillant et respectueux. En ce qui concerne la lettre de demande, alors, selon les règles de l'éthique des affaires, la formule de plaidoirie est utilisée même dans les cas où, dans la vie, il y aurait une demande.
Que chercher dans la correspondance commerciale:
- un moment important pour toute lettre d'affaires est un appel à une personne spécifique, avec l'orthographe correcte du nom complet, poste, nom de l'entreprise;
- peu importe si vous écrivez une lettre d'affaires électronique ou un papier - il devrait être sur le papier à en-tête de la société avec toutes les conditions;
- l'éthique, l'exactitude et le respect - le seul ton acceptable pour les lettres d'affaires.
- la lettre doit être soutenue dans un style sec et professionnel - il est préférable d'éviter les changements émotionnels du discours ordinaire.
Une lettre d'affaires, écrite avec ces nuances à l'esprit, fera une meilleure impression de votre expéditeur. Et dans le monde des affaires, cela aidera à ouvrir les bonnes portes.